Registre des Informations Documentées
prêt à l'emploi
La liste maîtresse de vos procédures, enregistrements et documents externes, dans un seul fichier Excel. Codification automatique, alertes de revue, tableau de bord vivant et couverture des exigences ISO 9001, 45001, 14001, 22000 et 50001.
Téléchargement direct — aucune inscription requise
Que contient ce registre Excel ?
Une liste maîtresse qui répond à l'exigence de maîtrise des informations documentées : savoir à tout moment quel document existe, dans quelle version, qui l'a approuvé et quand il doit être revu.
Liste maîtresse multi-normes
Un document rattaché à plusieurs systèmes n'est saisi qu'une seule fois : il est coché pour chaque référentiel concerné et compté partout où il doit l'être.
Codification automatique
Le code se construit seul au format Système-Type-Processus-Numéro, et le numéro d'ordre s'incrémente tout seul. Aucune référence à recopier ni à vérifier à la main.
Alertes de revue
À partir de la périodicité choisie, la date de prochaine revue et le nombre de jours restants se calculent seuls, avec une alerte colorée dès que l'échéance approche.
Tableau de bord vivant
Six indicateurs clés et six graphiques se recalculent à chaque saisie : répartition par système, par état, par processus, par type et top 10 des revues à traiter en priorité.
Matrice de couverture normative
Chaque chapitre des normes, du 4 au 10, est confronté aux documents en vigueur : les exigences sans document associé ressortent immédiatement avant l'audit.
Listes déroulantes en cascade
La liste des processus se filtre selon le système choisi. Systèmes, types, états, périodicités et pilotes se modifient dans un onglet dédié, sans toucher aux formules.
Comment est organisé le registre ?
Sept onglets, du paramétrage initial jusqu'à la restitution destinée à votre direction ou à votre auditeur de certification.
Le code couleur des échéances
Chaque document en vigueur reçoit automatiquement une alerte selon le nombre de jours qui le séparent de sa prochaine revue. Les priorités se repèrent d'un coup d'œil.
À qui s'adresse ce registre ?
FAQ — Registre des Informations Documentées
Qu'est-ce que le registre des informations documentées ?
C'est la liste maîtresse de tous les documents et enregistrements de votre système de management : procédures, modes opératoires, formulaires, plans, registres et documents d'origine externe. Pour chacun, le fichier trace le code, la version en vigueur, le rédacteur, l'approbateur, la date d'application, le support, la diffusion, la durée de conservation et la date de prochaine revue.
Quelles normes ce registre couvre-t-il ?
Cinq référentiels sont paramétrés d'origine : ISO 9001 pour la qualité, ISO 45001 pour la santé et la sécurité au travail, ISO 14001 pour l'environnement, ISO 22000 pour la sécurité des denrées alimentaires et ISO 50001 pour l'énergie. Le fichier est prévu pour accueillir jusqu'à huit systèmes de management en parallèle, sans duplication de ligne pour les documents communs.
Comment fonctionne la codification automatique des documents ?
Vous saisissez l'intitulé, le type, le processus et les systèmes concernés : le code se construit tout seul au format Système-Type-Processus-Numéro, par exemple SST-PR-HSE-001 pour la première procédure sécurité du processus HSE. Le numéro d'ordre s'incrémente automatiquement pour chaque combinaison, et le préfixe devient INT dès qu'un document est commun à plusieurs systèmes de management.
Ce fichier répond-il à l'exigence 7.5 de l'ISO 9001 ?
Le registre est conçu comme la preuve documentaire de la maîtrise exigée au chapitre 7.5 : identification, format, approbation, distribution, contrôle des modifications, conservation et élimination des informations documentées. Il constitue l'outil de pilotage attendu par l'auditeur, mais il ne remplace ni les documents eux-mêmes ni la procédure de maîtrise documentaire de votre organisme : la conformité finale reste sous votre responsabilité.
Puis-je ajouter un système de management non prévu ?
Oui. Il suffit d'ajouter une ligne dans l'onglet des paramètres, par exemple pour l'ISO 27001 ou l'ISO 13485 : le nouveau système apparaît aussitôt dans les listes déroulantes, dans les colonnes du registre, dans le tableau de bord, dans les graphiques et dans la matrice des exigences. Aucune formule n'est à modifier. Les processus, types de documents, états, périodicités et sites s'ajoutent de la même manière.
Avec quelles versions d'Excel le fichier fonctionne-t-il ?
Le fichier n'utilise que des fonctions classiques et ne contient aucune macro : il s'ouvre sur Microsoft Excel 2010 et toutes les versions ultérieures, ainsi que sur LibreOffice Calc. Une utilisation sur Google Sheets reste possible, mais certaines listes déroulantes en cascade et mises en forme conditionnelles peuvent nécessiter un ajustement manuel après import.
Prêt à reprendre la main sur votre documentation ?
Téléchargez le registre et commencez à recenser vos informations documentées
dès aujourd'hui — aucune inscription, aucun engagement.
Format Excel .xlsx · Codification automatique · Tableau de bord intégré
